De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o registro de ponto é uma ferramenta essencial para o controle da jornada de trabalho, para empresas e para os próprios empregados.
No entanto, uma dúvida que comumente aparece entre os profissionais dos Recursos Humanos (RH) e os colaboradores é: por quanto tempo o histórico de ponto deve ser guardado?
Vale lembrar que, de modo geral, a resposta é a mesma (embora possa variar de acordo com a legislação trabalhista e as necessidades de cada empresa), mas há algumas regras que o setor de RH e os trabalhadores precisam conhecer.
Pensando nisso, o blog da RP Ponto elaborou um texto completo para explicar por quanto tempo o histórico de ponto deve ser guardado. Continue a leitura e saiba mais!
Por que é importante o histórico de ponto?
Antes de falarmos sobre o tempo para manter esse documento guardado, é importante entender a função do histórico de ponto.
Ele serve como um relatório que comprova o horário de entrada, saída, intervalos e, em alguns casos, as horas extras trabalhadas dos trabalhadores. Para as empresas que já contam com sistemas eletrônicos de ponto, esse documento é automaticamente gerado por meio de um software exclusivo.
Todas essas informações registradas durante o período trabalhado por um colaborador são fundamentais para o cálculo correto da remuneração e para a defesa em possíveis litígios trabalhistas.
Para o RH
A legislação trabalhista brasileira estabelece a obrigatoriedade do registro de ponto para empresas com mais de 20 funcionários, conforme o artigo 74.
E para o setor de RH, o histórico de ponto deve ser guardado de acordo com as exigências legais. Segundo a CLT, esse documento deve ser arquivado por um período mínimo de cinco anos.
De acordo com a legislação, a empresa não pode descartar esse tipo de registro antes do prazo estabelecido, sob pena de enfrentar complicações em caso de auditorias ou disputas judiciais.
Isso porque, em caso de disputas trabalhistas, como ações sobre horas extras não pagas ou jornadas irregulares, o trabalhador pode solicitar a apresentação desses registros para comprovar suas alegações.
O RH deve garantir que todos os registros de ponto sejam mantidos de maneira segura e acessível, de modo que possa apresentá-los quando necessário.
E para o trabalhador?
Para o trabalhador, é igualmente importante guardar os comprovantes de ponto, especialmente no que se refere a horas extras e a possíveis divergências no pagamento de salários.
Caso o colaborador perceba que a empresa não está cumprindo corretamente a legislação trabalhista, ele pode usar o histórico de ponto como prova em uma reclamação trabalhista. Ter os registros organizados e guardados é uma forma de garantir que os seus direitos sejam respeitados.
Por quanto tempo deve-se guardar o histórico de ponto?
Como vimos, portanto, de acordo com a legislação vigente, os registros de ponto devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Vale destacar que o prazo é uma obrigação da empresa.
A ausência de registros pode resultar em penalidades administrativas, além de prejudicar a defesa da companhia em caso de disputas legais.
Esse prazo está relacionado à prescrição de ações trabalhistas, ou seja, o tempo dentro do qual o trabalhador pode reivindicar judicialmente os direitos relacionados à sua jornada de trabalho e ao pagamento das horas extras.
Dicas para armazenamento e controle do histórico de ponto
Para garantir que o histórico de ponto seja mantido de acordo com as exigências legais, é importante adotar boas práticas de controle e armazenamento:
- Utilize sistemas eletrônicos de ponto: além de facilitar o processo de controle, os sistemas eletrônicos de ponto podem ajudar a manter os registros de forma segura e acessível por longos períodos;
- Faça backup regular: para evitar perdas de dados, é essencial fazer backups regulares dos registros de ponto. Essa prática é especialmente importante em empresas que utilizam sistemas digitais ou baseados em nuvem;
- Organize os arquivos: manter os registros organizados e separados por períodos de tempo facilita a localização em caso de necessidade de consulta ou auditoria;
- Verifique a legislação: a CLT pode sofrer alterações, e é importante que tanto o RH quanto os trabalhadores fiquem atentos, regularmente, às mudanças nas normas.
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