Dentro da sala do RH, diversas funções se misturam. Uma das mais importantes para o funcionamento da empresa é o registro de ponto dos colaboradores, e, entre tanta papelada, nem sempre é fácil manter a organização.
Mesmo que pareça apenas uma formalidade, o registro de ponto é uma obrigação legal para empresas com mais de 20 funcionários. Estar em dia com essa documentação é uma forma de proteger a empresa e os direitos trabalhistas da equipe.
Como um documento oficial, esse registro pode servir como prova em fiscalizações, auditorias e eventuais processos trabalhistas. No entanto, o dia a dia burocrático do RH faz surgir uma dúvida: por quanto tempo o histórico de ponto dos funcionários deve ser mantido na empresa?
Para esclarecer essa dúvida e facilitar o trabalho do RH, a RP Ponto preparou um conteúdo completo sobre os registros de ponto!
O que é o histórico de ponto?
Para compreender o que é e qual é a função do histórico de ponto, é preciso conhecer a definição do ponto. Ele é um registro formal dos horários de entrada, saída, intervalos e horas extras do funcionário na empresa, formando um relatório com todas as horas trabalhadas.
O histórico de ponto, por sua vez, é um documento em que constam todos os registros de determinado colaborador. Organizadas em um só relatório, essas informações permitem comprovar a jornada de trabalho ao longo do tempo.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), empresas com mais de 20 funcionários devem fazer o controle de jornada, seja ele manual, mecânico ou eletrônico.
A legislação trabalhista ainda reforça que esse histórico de informações deve ser seguro, acessível e confiável, já que não é apenas um instrumento de controle interno, mas também uma exigência legal.
Além dessa função, o histórico de ponto também é uma ferramenta importante para elaborar a folha de pagamento e outros benefícios associados à jornada de trabalho. Para os gestores, esse documento pode oferecer informações sobre padrões de assiduidade.
Para o RH, isso significa ter dados claros e acessíveis para análise e tomada de decisão, contribuindo para a eficiência e a transparência da empresa.
O que a lei garante ao trabalhador sobre o acesso ao histórico de ponto?
Segundo a Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho, os trabalhadores têm direito a acessar o seu histórico de ponto sempre que solicitado. Em seu artigo 80, a portaria estabelece que a disponibilização dos comprovantes ao trabalhador deve ser feita, no máximo, 48 horas após cada registro de ponto.
Para os funcionários, esse direito é uma garantia de que suas horas de trabalho estão sendo registradas corretamente, o que influencia no pagamento de horas extras e adicionais, por exemplo.
Além disso, o acesso ao histórico de ponto pode prevenir falhas ou inconsistências que gerem prejuízos aos trabalhadores, como a omissão de intervalos.
Por quanto tempo as empresas devem guardar o histórico de ponto dos funcionários?
Ainda que a legislação brasileira não seja específica quanto ao tempo que o histórico de ponto deve ser guardado, órgãos ligados ao Ministério do Trabalho, como a Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT) e o Ministério Público do Trabalho (MPT), recomendam que essas informações permaneçam acessíveis por, no mínimo, cinco anos.
Esse número não é aleatório: o período está relacionado ao prazo de prescrição de ações trabalhistas e serve como uma garantia documental em casos de disputas judiciais.
Para o setor de RH, armazenar essa documentação é essencial para evitar problemas durante fiscalizações e auditorias, além de facilitar a gestão administrativa da empresa.
Por que as empresas devem manter o histórico dos funcionários no banco de dados?
Como vimos, é recomendado que as empresas mantenham o histórico dos funcionários arquivado por, no mínimo, cinco anos. Duas razões justificam essa orientação. A primeira é a facilitação de processos internos de gestão e administração.
As informações contidas nesses relatórios são essenciais para ajustar escalas de trabalho, monitorar horas extras e, principalmente, identificar padrões de comportamento dos colaboradores.
Para gestores que buscam alternativas estratégicas para maximizar a produtividade da empresa, identificar esses padrões é um processo-chave.
A segunda razão está relacionada às normas legislativas brasileiras. Segundo a CLT, as empresas são obrigadas a fazer o registro de ponto e a manter os dados disponíveis aos funcionários, caso solicitado.
Por isso, para estar em conformidade legal, preservar essas documentações é fundamental. Em situações de disputas judiciais, fiscalizações e auditorias, o histórico completo transmite transparência, reduz riscos de penalidades e garante a conformidade com a lei.
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